Jak pozyskiwać nowe pomysły od pracowników?

Włączanie pracowników w prace nad strategią rozwoju firmy, nowych produktów i usług to szansa na odkrycie nowych źródeł wzrostu, pozyskanie informacji z pierwszej ręki o trendach na rynku, klientach i konkurencji a także na wzrost zaangażowania załogi w realizację projektów.

W czasach, gdy zacierają się granice branż, skraca się cykl życia produktów i jednocześnie rośnie rola wiedzy i technologii w ich powstawaniu, konieczna jest mobilizacja potencjału intelektualnego wszystkich pracowników, by szybciej i skuteczniej wprowadzać na rynek nowe produkty i usługi, które zmienią zasady gry i pozwolą osiągnąć przewagę nad konkurencją.

Takie podejście wykorzystane zostało m.in. przez fundację prowadzącą Wikipedię (największą na świecie encyklopedię). Do przygotowania strategii organizacji na lata 2010-2015 zaproszono wszystkich współpracowników. Dzięki specjalnej stronie zgromadzono ponad 900 propozycji inicjatyw. W wybór najlepszych rozwiązań i wyznaczenie celów strategicznych zaangażowało się ponad 1 tys. osób a ich nazwiska znalazły się w dokumencie. Angażowanie pracowników w odkrywanie szans jest też stosowane w biznesie m.in. przez Bank Millenium, Bank Ochrony Środowiska S.A., BPH S.A. Innowacyjne kampanie wdrożone w 2010 r. w Wolters Kluver Polska objęły gromadzenie pomysłów m.in. na zwiększenie sprzedaży książek konkretnej grupie klientów oraz na nowe produkty. Ich rezultatem było zaproponowanie przez pracowników wielu ciekawych i dobrych jakościowo rozwiązań (tylko w ramach jednej z kampanii zgłoszono blisko 200 pomysłów), z których niektóre wprowadzono w życie już w ciągu kilku tygodni. Kilkadziesiąt pomysłów pochodzących od personelu zebrano również w kampanii dotyczącej rozwoju wewnętrznej sieci intranetowej, w wyniku której firma uruchomiła narzędzie integrujące wewnętrzne sieci m.in. z portalem Linkedin i Facebookiem. Gromadzenie pomysłów i szybkie wdrażanie wybranych koncepcji – traktowane początkowo jako eksperyment – stało się w wydawnictwie normalnym i sprawdzonym elementem działania.

Coraz więcej firm wdraża koncepcje pozyskiwania nowych idei, pracownicy wynagradzani są za dzielenie się swymi pomysłami, wdrażane są najróżniejsze rozwiązania informatyczne wspierające proces ich gromadzenia i zapobiegające utracie cennych zasobów wiedzy. Warto jednak pamiętać o kilku kwestiach:

1. Krótkie, tematyczne kampanie innowacyjne.

Tradycyjne programy racjonalizatorskie i skrzynki na pomysły pracowników zastępowane są dziś przez krótkie kampanie generowania pomysłów poświęcone wybranym priorytetom. Tego typu akcje, organizowane na zlecenie odpowiedzialnych za konkretny obszar menedżerów, dają możliwość szybkiego zebrania nieszablonowych pomysłów na nowe rozwiązania lub usprawnienia. Im bardziej ukierunkowany jest problem do rozwiązania i budżet w jakim należy się zmieścić, tym wyższa jest jakość pomysłów. Nowoczesne narzędzia umożliwiają każdemu z zaproszonych pracowników nie tylko zgłaszanie, ale także komentowanie i rozwijanie wybranych pomysłów. Ważna jest swoboda działania, przyzwolenie na ryzyko i nie narzucanie drogi dojścia do celu.

2. Połączenie rozwiązań informatycznych z tradycyjnymi metodami.

Blogi, serwisy typu wiki czy intranetowe systemy zarządzania pomysłami, to narzędzia dające znacznie więcej możliwości angażowania pracowników niż dotychczas. Warto jednak łączyć rozwiązania informatyczne z tradycyjnymi metodami pracy grupowej. Aby dopracować wybrane opcje rozwiązań nieodzowne są spotkania, warsztaty i dyskusje z najbardziej aktywnymi pracownikami.

3. Dobra metodyka.

Warunkiem sukcesu jest nie tylko otwarcie menedżerów na słuchanie głosu z dołu, ale też budowanie wspólnego języka. Szczególną rolę mogą tu odegrać proste, wizualne narzędzia pomocne w procesie wypracowywania rozwiązania.

4. Przejrzysty proces.

Zgłoszone pomysły powinny zostać poddane preselekcji, na te warte dalszej analizy i te poniżej standardów (np. za drogie do realizacji w obecnej chwili). Istotne jest określenie jasnych kryteriów oceny. Ocena może być dokonywana zarówno indywidualnie, przez ekspertów firmy jak i podczas grupowej sesji, podczas której następuje uzgodnienie decyzji. Najlepsze inicjatywy powinny być docenione. Możliwości w tym obszarze jest wiele (np. szkolenia, wyjazdy czy miejsce na parkingu) dlatego też powinno się zrezygnować z nagradzania w formie pieniężnej. Istotne jest okazywanie uznania także tym, którzy byli w procesie najbardziej aktywni lub rozwijali pomysły innych. Niewykorzystane pomysły warto opatrzyć komentarzem wyjaśniającym, dlaczego na obecnym etapie nie zostały wybrane do wdrożenia i zgromadzić je w żywej bazie wiedzy do której będzie można powrócić w dowolnym momencie.

5. Przyjazne środowisko.

Budowanie zaangażowania nie będzie możliwe bez pokazywania przykładów rzeczywistego wpływu pracowników na decyzje firmy dlatego zgłaszane pomysły nie powinny pozostać jedynie na kartach raportów. Firma powinna zapewnić przyjazne środowisko do ich rozwoju. W przypadku najbardziej radykalnych pomysłów, gdzie dotychczasowy zespół może mieć trudności w realizacji nowego przedsięwzięcia, wdrożenie może być zrealizowane np. w specjalnie wydzielonej spółce.

Szans na nieszablonowe pomysły pracowników można poszukiwać także organizując burze mózgów w niekonwencjonalnie wyposażonym inspirującym otoczeniu, rotację pracowników i menedżerów w firmie, prezentacje trendów, inwestycje w wyjazdy pracowników połączone z dokumentacją i prezentacją wiedzy z nich wyniesionej czy benchmarking, czyli porównywanie procesów i praktyk stosowanych przez własne przedsiębiorstwo, ze stosowanymi w firmach uważanych za najlepsze w danej dziedzinie. Nową jakość w firmie wnoszą także międzywydziałowe zespoły robocze, burzą skostniałe struktury funkcjonalne i wspierają transfer dobrych praktyk.

Kluczowym czynnikiem w procesie włączania pracowników we współtworzenie strategii rozwoju firmy jest więc klimat innowacyjności czyli wspierające przywództwo – stymulujące innowatorów i zapewniające wsparcie dla pomysłów, jasne i ambitne cele, przyzwolenie na ryzyko, swoboda działania, okazywanie uznania oraz efektywna komunikacja i współpraca.

Zagadnienia te były przedmiotem warsztatu „Narzędzia rozwoju innowacji” zorganizowanego przez magazyn THINKTANK we współpracy z PARP w dniu 13 marca 2013r.

Artykuł opracowany na podstawie:

• materiały z warsztatów „Narzędzia rozwoju innowacji”;
• artykuł Strategia planowania inkluzyjnie, magazyn THINKTANK, nr 15/2012;
• Wspieranie postaw proinnowacyjnych przez wzmacnianie kreatywności jednostki, PARP, 2010